Comment organiser un ACM ?

Revue : Le Journal de l'Animation n°241

Le Journal de l’Animation vient de publier, sous la plume de Roselyne Van Eecke, l'ouvrage Créer et gérer un accueil collectif de mineurs. Focus sur cet outil pratique et complet destiné aux organisateurs d’accueils collectifs de mineurs.

Par

Roselyne Van Eecke

•

Publié le

13 septembre 2023

•

Numéro 241

Une démarche adaptée à toutes les situations

Ce livre s’adresse à tous les organisateurs d’ACM, associations, collectivités territoriales, comités d’entreprise ou même groupes de particuliers.

À tous, car il est destiné aussi bien à l’organisateur débutant qui veut mettre en place pour la première fois un séjour d’été ou implanter sur un territoire un accueil de loisirs avec une visée plus pérenne, qu’à l’organisateur expérimenté qui appréciera de trouver rassemblés en un seul ouvrage tous les éléments qui peuvent l’aider dans sa mission.

L’ambition de ce manuel est d’accompagner chacun au quotidien et pas à pas dans toutes les démarches à accomplir pour organiser un ACM, tout en prenant le recul nécessaire pour se fixer des priorités et donner du sens à ses actions.

Construire un projet d’ACM

Une partie importante au début du livre est consacrée au projet de création d’un accueil collectif de mineurs.

Pour créer un ACM, on peut être tenté de commencer tout de suite par des questions pratiques et matérielles : quels lieux, quels locaux ? Quel budget ? Quel recrutement ? Quelles obligations administratives ?

Toutes ces questions sont abordées par la suite, mais, sans nier leur importance, il est préférable de commencer par prendre un peu de hauteur. C’est le moment ou jamais de se poser des questions de fond, qui risqueraient, sans cela, une fois dans l’action concrète, de « passer à la trappe » et de poser problème plus tard.

Il s’agit de prendre un temps suffisant pour préciser les objectifs et les valeurs éducatives communes qui animent le groupe de personnes qui se constitue en tant qu’organisateur. Et aussi, d’identifier les besoins éducatifs et sociaux du public cible que voudrait toucher l’ACM. Sans ces deux préalables, le projet risque de manquer de fondation solide.

Une démarche concertée de création d’un accueil de loisirs sur un territoire pas à pas est décrite dans le livre.

La rédaction d’un projet éducatif et celle d’un règlement intérieur (voir encadré) sont aussi décrites très concrètement.

Rédiger le règlement intérieur d’un accueil de loisirs – Conseils pratiques

Le règlement intérieur n’est pas un document obligatoire. Il ne s’agit pas d’un écrit à visée éducative ou pédagogique, mais d’une fiche pratique qui précise les règles et conditions d’inscription, ainsi que le mode de fonctionnement de l’ACM. Il est rédigé par l’organisateur et utilisé principalement en accueil sans hébergement.

Le règlement intérieur s’adresse aux familles des enfants accueillis, mais il peut être utile aux personnels dans leurs contacts avec les parents, en tant que document de référence. Attention à ne pas le confondre avec le règlement intérieur destiné aux salariés défini par le Code du travail. Son contenu est libre. On conseillera aux rédacteurs de faire court, d’aller à l’essentiel et d’utiliser des phrases simples.

Préambule : l’objet du règlement intérieur

• Présentation de l’objet du règlement intérieur, en complément du projet éducatif de l’organisateur et du projet pédagogique du directeur, qui doit obligatoirement être transmis aux parents

Carte d’identité de l’accueil

• Nom et coordonnées de l’organisateur
• Nom et localisation de l’accueil
• Numéro de téléphone
• Site web s’il existe
• Adresse courriel de contact

Objectifs de l’accueil

• Rappel des principaux objectifs éducatifs de l’accueil mentionnés dans le projet éducatif

Admission du public

• L’accueil est-il réservé aux mineurs résidant sur un territoire ?
• Accueil des mineurs selon l’âge
• Âge minimal et maximal des mineurs accueillis
• Préciser si l’accueil se fait à des adresses différentes selon les âges

Jours et horaires d’ouverture

• À décliner selon les périodes : périscolaire, mercredi, petites vacances scolaires, grandes vacances
• L’accueil et le départ sont-ils échelonnés ?
• Préciser si l’accueil en demi-journée est possible (avec ou sans repas)

Conditions d’inscription

• Les inscriptions se font-elles pour l’année, le trimestre, le mois, la semaine, la journée voire la demi-journée ?
• Participer à un nombre de journées minimum est-il obligatoire ?
• Est-il possible d’inscrire un enfant seulement pour une ou des sorties ?

Liste des imprimés à retourner complétés, incluant :

• Le droit à l’image
• La liste des adultes auxquels l’enfant peut être confié en fin de journée
• L’autorisation éventuelle pour que l’enfant puisse rentrer seul à la maison…

Liste des documents à présenter lors de l’inscription :

• Justificatif de domicile
• Quotient familial
• Déclaration d’impôt
• Carnet de santé de l’enfant
• Attestation d’assurance en responsabilité civile…

Lieux d’inscription : permanence physique à certaines dates ? Internet ?

Tarifs

• Tarifs à la journée et à la demi-journée, prix des repas, réductions et modulations (selon les âges, les quotients familiaux, la zone d’habitation, le nombre d’enfants inscrits, etc.)

Modalités de paiement et de facturation

• Facturation et règlement, mode de calcul, dates, échéances
• Conditions de remboursement pour absences justifiés (citer les motifs d’absences qui permettent un remboursement)
• Sanctions en cas de non-paiement aux dates butoirs

Modalités de réservation

• En cas d’accueil ponctuel et de possibilité d’accueil à la journée ou à la demi-journée

Repas et collations

• Organisation de la restauration le midi
• Le goûter est-il fourni par le centre ou les parents ?
• Si un enfant n’a pas eu le temps de prendre de petit-déjeuner, peut-il bénéficier d’un petit-déjeuner sur place ? Fourni par le centre ou les parents ?

Gestion des arrivées et départs

• Les parents doivent-ils entrer dans le centre pour accompagner et venir chercher leur enfant, quel que soit son âge ?
• Y a-t-il des conditions particulières pour se garer en voiture aux abords du centre ?
• Quelles dispositions sont-elles prises si personne ne vient récupérer l’enfant après la fermeture et que les adultes listés ne sont pas joignables ?
• Conditions d’absence exceptionnelle d’un enfant en cours de journée

Hygiène santé

• Obligations vaccinales
• Pratique en cas de maladie contagieuse, en cas de fièvre
• Prise de traitements médicaux sur ordonnance au nom de l’enfant
• Protocoles d’accueil individualisés (PAI)
• Protocole en cas d’urgence ou d’accident

Assurance

• Mention de la police d’assurance en responsabilité civile souscrite par l’accueil

Objets personnels

• Gestion des doudous pour la sieste des plus jeunes
• Règles d’utilisation des téléphones portables
• Objets interdits
• Dispositions en cas de perte, vol, casse

Règles de vie

• Échelle des sanctions possibles en cas de de non-respect par l’enfant des règles de vie ou de comportement dangereux.

Extrait de Créer et gérer un accueil collectif de mineurs – le guide de l’organisateur

Choisir et aménager des locaux

De nombreux éléments relatifs aux locaux figurent dans le livre, car ce sujet particulièrement technique et complexe demande beaucoup d’attention à l’organisateur d’un ACM.

Les démarches à suivre par l’organisateur auprès des différentes administrations y sont détaillées. Vous y trouverez les obligations en termes d’accessibilité aussi bien que les éléments indispensables en termes de classement Établissement recevant du public (ERP) et de réglementation contre l’incendie.

Vous y découvrirez comment déterminer la capacité d’accueil d’un local accueillant des mineurs, des ratios indicatifs pour les surfaces et installations sanitaires.

Un chapitre précise les points d’attention et de réflexion à prendre en compte pour aménager et organiser des locaux d’ACM. Par exemple, pour les espaces intérieurs d’un accueil de loisirs, sont abordés les espaces de circulation, les issues, la qualité de l’air intérieur, l’acoustique, l’éclairage, les couleurs et matières, le rôle et l’aménagement de chaque espace : hall d’accueil, bureau du directeur, salles d’activités, salles de repos, sanitaires.

La question du partage de locaux scolaires est aussi approfondie, avec des rappels réglementaires et des recommandations pour une mutualisation sans heurts entre animateurs et enseignants.

Les relations entre l’organisateur et le directeur

Un ACM est doté de deux têtes : l’organisateur et le directeur. Il existe une relation hiérarchique entre eux, puisque l’organisateur est l’employeur du directeur. À ce titre, l’organisateur doit donner des priorités claires au directeur, et le directeur doit lui rendre des comptes. Mais jusqu’à quel point ?

Leurs rôles et leurs missions sont distincts et complémentaires. Il est important que chacun les connaisse et les reconnaisse pour ne pas empiéter sur ceux de l’autre. De bonnes relations entre eux sont essentielles pour que la qualité éducative et la sécurité d’un accueil collectif de mineurs puissent être garanties.

Un gros chapitre du livre est consacré aux relations entre l’organisateur et le directeur. Quelles sont les missions spécifiques de chacun ? Quelle communication mettre en place entre eux ? Comment parvenir à une relation de confiance ? Le recrutement du directeur est abordé de façon détaillée, pas à pas.

La gestion des absences du directeur l’est aussi : absences prévisibles (congés, formations) et points clés pour les remplacements d’urgence (maladies, cas de force majeure).

L’articulation du projet éducatif et du projet pédagogique et leur ancrage dans la vie de l’ACM nécessitent d’être vérifiés, en conformité avec le premier item de l’inspection Jeunesse et Sports : la bonne adéquation entre les projets éducatif et pédagogique et la réalité de l’accueil.

L’évaluation d’un directeur stagiaire par l’organisateur n’est pas oubliée : comment la rédiger, qu’attendent précisément l’administration Jeunesse et Sports et le jury Bafd de cet avis ?

Les responsabilités particulières de l’organisateur

Une obligation de sécurité vis-à-vis des enfants et des jeunes accueillis incombe à l’organisateur d’ACM. En quoi consiste-t-elle et comment la mettre en œuvre ?

Comment choisir une assurance en responsabilité civile et avec quelles garanties ?

Comment gérer un événement grave en ACM ?

Comment faire face aux différents contrôles des administrations ?

Pour quelles fautes la responsabilité d’un organisateur pourrait-elle être mise en cause ?

Faut-il donner une délégation de pouvoirs au directeur ou vaut-il mieux essayer de tout décider soi-même ? Quelles conséquences de ce choix pour l’organisateur ?

Quelles sanctions pénales de l’organisateur sont-elles prévues expressément par la réglementation ?

Entre protection des mineurs et principe d’éducation, jusqu’à quel point l’autonomie des jeunes est-elle envisageable en ACM ?

L’obligation de résultat de l’organisateur

Les deux domaines où les organisateurs d’accueils collec- tifs de mineurs ont une obligation de résultat – l’alimenta- tion et les transports collectifs – sont particulièrement détaillés.

Comment anticiper une visite des services vétérinaires en s’assurant que de bonnes pratiques d’hygiène alimentaire sont mises en œuvre dans l’ACM, que les repas soient préparés par une centrale de restauration, par une équipe professionnelle dédiée ou par les jeunes eux-mêmes en camp ?

Comment réagir à une toxi-infection alimentaire collective ?

Quelles précautions prendre pour organiser un transport de mineurs en autocar, en minibus, en train, en voiture personnelle ?

Les espaces extérieurs d’un accueil de loisirs

Les abords du site

La lisibilité des locaux dans le paysage est importante : signalisation aux carrefours, installation d’une enseigne, localisation sur les plans urbains, etc.

Cette dénomination est aussi nécessaire sur le local : au niveau du portail d’entrée, sur le mur du bâtiment…

Au-delà de la fonction de repérage pour les nouveaux usagers, c’est également un signe de reconnaissance publique, notamment si le local est partagé entre plusieurs usagers.

Des aménagements de sécurité doivent faciliter les arrivées et les départs des familles, et autant que possible permettre le rassemblement et le comptage des groupes avant une sortie. Exemples : ralentisseurs, barrières de sécurité, trottoirs élargis, panneau de signalisation, parkings de courte ou de longue durée, piste cyclable, accès pour les personnes à mobilité réduite…

Les extérieurs inclus dans le site

L’environnement immédiat du local joue un rôle dans sa perception et son usage : les chemins d’accès, les clôtures, les plantations, la signalétique et le bâtiment forment un tout.

La présence d’arbres est recherchée pour l’ombre, la fraîcheur et la filtration naturelle des particules fines, mais aussi pour l’ouverture vers le ciel et les couleurs changeantes.

Surveiller la toxicité de certaines plantes, arbustes et baies en cas d’ingestion par les enfants ou à la suite d’un contact cutané direct.

Les aires de jeux sont conseillées, car elles permettent aux enfants de développer leur motricité et leur perception de l’espace dans des conditions sécurisées. Elles nécessitent cependant un entretien régulier régi par des textes règlementaires (décret n° 96-1136 du 18 décembre 1996). Les pneus et les palettes traitées sont à proscrire en raison de leur toxicité de contact.

Fugues et intrusions

Un espace non clos implique une surveillance accrue.

Enfants de moins de 6 ans : le site de l’accueil doit être clos. Pour éviter les sorties incontrôlées, il est nécessaire de prévoir des systèmes de fermeture manœuvrables uniquement par des adultes.

Installer des panneaux demandant de refermer les portails et en vérifier le respect par les parents.

Enfants de plus de 6 ans : l’accessibilité du site est laissée à l’appréciation de l’organisateur. En fonction de la configuration des lieux et des dangers environnants (route, voie ferrée, animaux…), il lui appartient de matérialiser des limites plus ou moins infranchissables.

Les portails et portes d’entrées doivent permettre d’éviter les intrusions tout en facilitant les évacuations.

Avant l’accès aux locaux, le contrôle visuel des personnes est préconisé (visibilité directe ou par camera).

Extrait de Créer et gérer un accueil collectif de mineurs – le guide de l’organisateur

La santé en ACM

Comment faciliter l’accueil d’enfants en situation de handicap et celui d’enfants allergiques sans prendre de risques inconsidérés ?

Comment gérer les informations relatives à la santé des jeunes accueillis, tout en respectant la confidentialité de ces renseignements et en étant conforme aux obligations du RGPD ?

Quels certificats médicaux peut-on ou doit-on exiger des enfants et du personnel ?

Les démarches administratives

Le guide aborde de façon détaillée et pas à pas les démarches à accomplir vis-à-vis des mairies et administrations selon le type d’accueil qu’on souhaite mettre en place, depuis la création d’un local jusqu’au concret des déclarations sur le logiciel TAM-GAM.

Les points réglementaires

Toutes les informations nécessaires à l’organisation de n’importe quel accueil collectif de mineurs sont disponibles : conditions d’encadrement selon le type d’accueil, pratique d’activités physiques et sportives, droit à l’image, etc.

Pour aller plus loin

Ce nouvel ouvrage devrait aider chacun à prendre la mesure du rôle essentiel de l’organisateur d’accueil collectif de mineurs et donner à chacun les éléments de réflexion nécessaires pour mener à bien une démarche structurée et éducative d’accueil collectif d’enfants sur le temps des loisirs